Ето 5-те най-големи грешки, които направих при изграждането на виртуални екипи и ето начините да бъдат избегнати:
1. Смесване на онлайн и офлайн срещи или обучения
Изглежда, сякаш има смисъл да се проведе среща, докато една част от членовете на екипа са физически в офиса, а другите са онлайн. Но не е така.
Всъщност хората, които са заедно в една стая, се чувстват добре, но тези в интернет се чувстват изоставени и не успяват да се включватсъс същия интензитет в разговора. Те са просто един по-далечен глас в другия край на линията и не са пълноценни в обсъжданията. Междувременно за другите е изключително лесно да игнорират колегите си онлайн и като цяло да олекнат техните мнения.
За да е справедливо: направете физическа среща с всички членове на екипа или накарайте всички да се включат онлайн.
2. Не разчитайте само на имейли и разговори по телефона
От една страна имейлите може да изчезнат или да бъдат разбрани погрешно. Но пък за конферентна телефонна връзка понякога е трудно да се намери времеви интервал, който да пасва на всички и след това, ако няма записан протокол сме склонни да забравим повечето неща, за които сме говорили.
Има толкова много инструменти за сътрудничество, за да можете да зададете бърз въпрос (Slack, Skype ...) или подходящи инструменти за управление на проекти като Jira и Confluence, където се записват дискусиите и решенията.
Освен това, използването на чатове ни карат да се чувстваме по-неформално и по-близо до разговор, който физически сте имали в офиса с колегите си.
3. Не ви трябва целия тим за конферентен разговор, когато само 2-3-ма от тях ще са въвлечени
Лесно е просто да копирате и да поставите всички имейли в тима, за да направите конферентен разговор, но спрете и помислете кой всъщност ви е необходим за срещата? Дали са всички членове на екипа Наистина ли?
Ако темата не е подходяща за всички и някои от хората не са пряко въвлечени, ще им се струва, че основно им губите времето. Това води до провал на срещи, които наистина имат значение.
Помислете още веднъж върху списъка с участниците, за да се уверите, че правилните хора ще се появят за правилната среща.
4. Не поемайте курс към еднопосочен разговор
Когато провеждаме екипни срещи, много често го правим само, за да възлагаме задачи.
Защо? Защото, когато всички са някъде далече и не ги виждате физически, не е толкова лесно да проведете двупосочен разговор, както би било в офиса.
Но все още сме хора и хората трябва да се чувстваме свързани помежду си.
Започнете с дребните теми като питате как е всеки днес. Дайте време на всеки член на екипа да разкаже по какво работи, какви въпроси има и какви са техните акценти от деня / седмицата. Уверете се, че дори най-тихото мнение е чуто.
След това ще ви е много по-лесно да говорите по същество.
5. Начинът, по който екипът работи заедно трябва да търпи промени
Лесно е да свикнете с рутината и да работите винаги по един и същи начин, като използвате същите канали, които винаги сте предпочитали.
Но това наистина ли е най-добрият, най-ефективният начин?
При гъвкавото управление на проектите си правим ретроспективи и оценки на всеки две седмици. Разговаряме с целия екип какво е станало добре, какво не се е получило и какво може да се подобри.
Правилата на тази игра са: без да обвиняваме, да търсим обратна връзка и тя трябва да бъде дадена по конструктивен начин.
Но коя е тайната съставка за създаването на колективен дух и култура на сътрудничество дори и при виртуалните екипи? Чувството за хумор :)
То ви създава много по-позитивно отношение и всеки ще бъде с приятна нагласа за тези срещи.
